Tietosuojaseloste

Tämä Tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka me Käännösalan asiantuntijat KAJ:ssa keräämme, käsittelemme ja luovutamme henkilötietoja, kun hoidamme jäsentemme asioita, tuotamme jäsenille palveluja ja kun jäsen käyttää verkkosivujamme www.kaj.fi.

Rekisterinpitäjä

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Käännösalan asiantuntijat KAJ (jäljempänä "KAJ", ”me” ”meitä” tai ”meidän”). KAJ:ssa vastaamme siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Käännösalan asiantuntijat KAJ
Y-tunnus: 0975940-0
Osoite: Pohjoisesplanadi 21 b 7, 00100 Helsinki

Tietosuojasta vastaava henkilö:
Toiminnanjohtaja Hanna Gorschelnik
Osoite: Pohjoisesplanadi 21 B 7, 00100 Helsinki
puh. 050 576 2553
Sähköposti: toimisto@kaj.fi

1. Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka
  • olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt jäseneksi tai tilaat uutiskirjeemme tai ilmoittaudut tapahtumiimme;
  • syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä, esim. kun kirjaudut jäsensivuille tai syötät tietosi Etsitkö asiantuntijaa? -palveluun; ja
  • saadaan muista lähteistä, soveltuvien lakien sallimassa laajuudessa esim. Kaupparekisteristeristä, Väestötietojärjestelmästä, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai Postin osoitetietojärjestelmästä. 


Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta jos päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.


Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
  • perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero) sekä asiointikieli;
  • jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, kuten liittymispäivä yhdistykseemme, jäsenlaji, jäsennumero, jäsenmaksutiedot, laskutusosoite, markkinointiluvat ja -kiellot, työttömyyskassan jäsenyys;
  • työnantajatiedot, kuten työnantajan nimi, työsuhteen alku- ja loppupäivä;
  • yhteydenottosi ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä rekisteröidyn oikeuksia koskevat kirjaukset;
  • Luottamustehtävät KAJ:ssa ja KAJ:n nimissä emoliitossamme Akavan Erityisaloissa tai muissa organisaatioissa;
  • Verkkosivumme käytön yhteydessä kerätyt tiedot, esim. käyttäjätunnukset, salasanat, tunnistamiseen liittyvät tiedot, lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset) ja
  • muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja jäsensuhteen hoitamista varten.
Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1.    Jäsensuhteen hoitaminen ja jäsenpalvelujen toteuttaminen
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten, mukaan lukien jäsenten edunvalvontaa varten.  Henkilötietojen käsittely perustuu sinun ja meidän väliseen jäsensuhteeseen (sopimus).

2.    Markkinointi
Voimme olla sinuun yhteydessä kertoaksemme sinulle jäseneduistamme, kuten koulutuksista ja tarjotaksemme sinulle jäsenyyteen liittyviä palveluita. Voimme käsitellä sinun henkilötietojasi myös jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palvelua ja markkinoidaksemme muita palveluitamme sinulle. Sinulla on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä markkinointiin (katso tämän selosteen jakso 8). Emme kuitenkaan luovuta jäsentemme tietoja ulkopuolisten suoramarkkinointiin.

3.    Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi
Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluiden ja verkkosivun tietoturvasta, jäsenpalvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä jäsenpalveluiden kehittämiseksi. Voimme myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön toimintamme asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme varmistaa jäsenpalveluiden ja verkkosivumme asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot jäsenpalveluiden kehittämiseen ja toimintamme johtamiseen.


4.    Lakien noudattaminen
Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt. 

5.    Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut
Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn. 

3. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille:
  • lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa, kuten jäsenmaksutietojen toimittaminen verohallintoon verotusta varten, toimivaltaisen viranomaisen esittämän tietopyynnön toteuttaminen taikka tietojen luovuttaminen oikeudenkäyntimenettelyä varten;
  • kun yhteistyökumppanimme käsittelevät toimeksiannostamme henkilötietoja meidän puolestamme ja ohjeidemme mukaisesti. Huolehdimme aina henkilötietojesi asianmukaisesta käsittelystä;
  • kun arvioimme, että luovuttaminen on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi, sinun tai muiden turvallisuuden suojelemiseksi, väärinkäytösten tutkimiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi;
  • sinun suostumuksellasi osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen tarjoamista varten;
  • Erityiskoulutettujen työttömyyskassalle, jos olet jäsenhakemuksen yhteydessä ilmoittanut liittyväsi kassan jäseneksi;
  • Keskinäinen Vakuutusyhtiö Turvalle ja Vakuutusyhtiö IF:lle jäsenyytesi todentamiseksi Käännösalan asiantuntijat KAJ:n jäsenyyden perusteella voimassa olevaan vakuutukseen liittyvän vakuutustapahtuman käsittelyn yhteydessä.

4. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle


Pyrimme siihen, ettemme siirrä jäsentemme henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

Kuitenkin voimme siirtää henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppanimme on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle. Näissä tapauksissa huolehdimme asianmukaisista suojatoimista rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien varmistamiseksi sovellettavan tietosuojalainsäädännön, kuten EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016), mukaisesti.

Esimerkiksi, meille jonkin palvelun toteuttava palveluntarjoaja voi siirtää henkilötietoja Yhdysvaltoihin palvelun tuottamisen yhteydessä. Tässä tapauksessa henkilötietojen asianmukaiset suojatoimet on toteutettu siten, että palveluntarjoaja on sitoutunut Yhdysvaltojen ja EU:n väliseen ns. Privacy Shield -järjestelyyn tai käytämme EU:n komission hyväksymiä tietosuojan mallisopimuslausekkeita. Lue Privacy Shield järjestelystä:  https://www.privacyshield.gov/welcome.

5. Evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivulla www.kaj.fi.



Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.

Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen. 

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään jäsensuhteen ajan. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös jäsensuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Esimerkiksi, jäsensuhteen päättymisen jälkeen säilytämme tyypillisesti henkilötietoja, jotka ovat tarpeen vaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi voimassaolevien vanhentumisaikaa koskevien säännösten mukaisesti. Voimme myös esimerkiksi säilyttää henkilötietoja tarpeellisilta osin noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Sinulla on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötietosi toiselle rekisterinpitäjälle.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille osoitteeseen toimisto@kaj.fi.

Jos koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: https://tietosuoja.fi .

8. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.


Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimienpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

9. Selosteen muutaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.kaj.fi, josta löydät myös viimeisimmän version tästä selosteesta.

10. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen toimisto@kaj.fi.


Päivitetty 23.8.2018


Poutapilvi web design - P4 - julkaisujärjestelmä