Dataskyddsbeskrivning

Denna dataskyddsbeskrivning (nedan ”Beskrivningen”) beskriver hur vi inom Översättningsbranschens experter KAJ insamlar, behandlar och utlämnar personuppgifter när vi sköter våra medlemmars ärenden, tillhandahåller tjänster för medlemmar och när medlemmar besöker vår webbplats www.kaj.fi.

Registeransvarig

Registeransvarig enligt den tillämpliga dataskyddslagen är Översättningsbranschens experter KAJ (nedan ”KAJ”, ”vi” ”oss” eller ”vår”). Inom KAJ ansvarar vi för att dina personuppgifter behandlas enligt denna beskrivning och tillämplig dataskyddslagstiftning.

Registeransvarigas kontaktuppgifter:
Översättningsbranschens experter KAJ
FO-nummer: 0975940-0
Adress: Norra Esplanaden 21 B 7, 00100 Helsingfors

Dataskyddsansvarig:
Verksamhetsledare Hanna Gorschelnik
Adress: Norra Esplanaden 21 B 7, 00100 Helsingfors
tfn 050 576 2553
E-post: toimisto@kaj.fi

1. Insamling av personuppgifter

Dina personuppgifter kan insamlas på olika sätt. I allmänhet insamlar och behandlar vi personuppgifter som
  • du ger oss när du kontaktar oss eller sköter ärenden med oss, till exempel när du blir medlem eller prenumererar på vårt nyhetsbrev eller anmäler dig till våra evenemang,
  • uppstår när du besöker webbplatsen, till exempel när du loggar in på medlemssidorna eller anger dina uppgifter i tjänsten Söker du efter en expert?, och
  • erhålls från andra källor i den omfattning som tillämplig lagstiftning tillåter, till exempel från Handelsregistret, Befolkningsdatasystemet, Företags- och organisationsdatasystemet eller Postens adressdatasystem.
  • Du behöver inte ge oss dina personuppgifter, men då kan vi eventuellt inte erbjuda dig våra tjänster.
  • Vi insamlar och behandlar bland annat följande personuppgiftsgrupper:
  • grundläggande uppgifter, såsom namn, personbeteckning och kontaktuppgifter (e-post, adress och telefonnummer) samt servicespråk,
  • uppgifter relaterade till medlemskap, såsom anslutningsdatum, medlemsslag, medlemsnummer, medlemsavgifter, faktureringsadress, marknadsföringstillstånd och -förbud, medlemskap i arbetslöshetskassan,
  • uppgifter om arbetsgivaren, såsom arbetsgivarens namn samt anställningsförhållandets start- och slutdatum,
  • dina kontakter med oss och relaterad korrespondens samt anteckningar om registrerades rättigheter,
  • Förtroendeuppdrag inom KAJ och som representant för KAJ i vårt moderförbund Akavas Specialorganisationer eller andra organisationer,
  • Uppgifter som insamlas i samband med användningen av vår webbplats, till exempel användarnamn, lösenord, identifieringsrelaterade uppgifter, logguppgifter, uppgifter från webbplatsen som insamlats med hjälp av kakor eller motsvarande tekniker (enhetens kod och typ, operativsystem och applikationsinställningar), och
  • övriga uppgifter som du från fall till fall lämnat med ditt samtycke.

2. Syfte med behandling av personuppgifter och rättsgrund

Vi insamlar och behandlar endast personuppgifter som vi behöver för vår verksamhet och för att upprätthålla våra medlemsrelationer.
Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

1. Skötsel av medlemsrelationer och tillhandahållande av medlemstjänster
Vi behandlar personuppgifter i första hand för skötsel av medlemsrelationer och tillhandahållande av medlemstjänster, inklusive medlemmarnas intressebevakning. Hanteringen av personuppgifter baserar sig på medlemsrelationen mellan dig och oss (avtal).

2. Marknadsföring
Vi kan kontakta dig för att informera dig om våra medlemsförmåner, såsom utbildningar, och för att erbjuda dig tjänster relaterade till medlemskapet. Vi kan också behandla dina personuppgifter i samband med medlemsenkäter. Behandlingen av personuppgifter baserar sig på vår rätt att erbjuda information i anslutning till tjänsterna och för att marknadsföra andra tjänster för dig. Du har rätt att när som helst motsätta dig att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring (se punkt 8 i denna beskrivning).

3. Utveckling av tjänsten, dataskydd och intern rapportering
Vi behandlar personuppgifter också för att ta hand om medlemstjänsternas och webbplatsens dataskydd, förbättra medlemstjänstens och webbplatsens kvalitet samt utveckla medlemstjänsterna. Vi kan också utifrån personuppgifterna sammanställa interna rapporter för ledningen för att leda vår verksamhet på ett adekvat sätt. I dessa fall baserar sig behandlingen av personuppgifter på vår rätt att säkerställa medlemstjänsternas och webbplatsens dataskydd på ett relevant sätt och att erhålla tillräckliga och relevanta uppgifter för att utveckla medlemstjänsterna och leda verksamheten.

4. Iakttagande av lagstiftning
Vi kan behandla dina personuppgifter för att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter till exempel när det gäller bokföring eller för att svara på myndigheters (t.ex. skattemyndighetens) lagstadgade informationsbegäran.

5. Övriga syften för vilka du gett ditt samtycke
Vi behandlar också dina personuppgifter för övriga syften, om du gett ditt samtycket till det.

3. Överföring och utlämnande av personuppgifter

Vi kan utlämna personuppgifter till tredje parter:
  • i den omfattning som lagen tillåter eller kräver, såsom att anmäla medlemsavgifter till skatteförvaltningen för beskattning, svara på en behörig myndighets informationsbegäran eller utlämna uppgifter för rättegångar,
  • när våra samarbetspartner på vårt uppdrag behandlar personuppgifter för vår räkning och enligt våra anvisningar. Vi ser alltid till att dina personuppgifter behandlas på ett relevant sätt,
  • när vi bedömer att utlämnande är nödvändigt för att fullgöra våra rättigheter, för att skydda din eller andras säkerhet, för att undersöka missbruk eller för att svara på en myndighets begäran,
  • när personuppgifter med ditt samtycke utlämnas till exempelvis samarbetsparter, så att de kan erbjuda medlemsförmåner,
  • när personuppgifter utlämnas till Specialutbildades arbetslöshetskassa, om du i samband med medlemsansökan har meddelat att du vill bli medlem i kassan,
  • när personuppgifter utlämnas till Ömsesidiga Försäkringsbolaget Turva och Försäkringsbolaget IF för att verifiera ditt medlemskap i Översättningsbranschens experter KAJ i samband med handläggning av en försäkringshändelse relaterad till en gällande försäkring.

4.  Överföring av personuppgifter utanför EU eller EES

Vi strävar efter att inte överföra våra medlemmars personuppgifter utanför EU eller EES.

Vi kan dock överföra personuppgifter utanför EU eller EES när en samarbetspartner som sköter uppdrag har sin hemvist utanför dessa områden. I dessa fall vidtar vi relevanta skyddsåtgärder för att säkerställa registrerades rättigheter och friheter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, såsom EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).

Till exempel en tjänsteleverantör som vi anlitat kan överföra personuppgifter till USA när tjänsten utförs. I sådana fall har personuppgifterna skyddats på ett relevant sätt, så att tjänsteleverantören förbinder sig till det så kallade Privacy Shield-arrangemanget mellan USA och EU eller så att vi använder mallklausuler om dataskyddet som godkänts av EU-kommissionen. Läs om Privacy Shield-arrangemanget här: https://www.privacyshield.gov/welcome.

5.  Kakor

Vi använder kakor och motsvarande tekniker på webbplatsen www.kaj.fi.

Kakor är små textfiler som laddas ner i din enhet för att insamla information om din användning av webbplatsen i syfte att förbättra webbplatsens användbarhet. Vi kan använda kakor och motsvarande tekniker även i statistiska syften, till exempel statistik över användningen av webbplatsen för att förstå hur webbplatsen används och förbättra användarupplevelsen.

Du kan förhindra eller begränsa användningen av kakor och radera dem i din webbläsare. Eftersom kakor förbättrar webbplatsens funktion kan webbplatsens användbarhet bli sämre om du begränsar användningen av kakor.

6. Förvaring av personuppgifter  

Personuppgifter förvaras endast så länge som de behövs för syften som fastställs i denna beskrivning.

Personuppgifter förvaras så länge som du är medlem. Relevanta personuppgifter kan förvaras även efter att medlemskapet upphört i den omfattning som tillämplig lagstiftning tillåter eller förutsätter. Efter att medlemskapet upphört förvarar vi i allmänhet personuppgifter som behövs för att svara på yrkanden eller talan enligt gällande bestämmelser om preskriberingstider. Vi kan också förvara relevanta personuppgifter för att iaktta ditt förbud mot direktmarknadsföring.

Personuppgifterna raderas när de inte längre behövs enligt lagstiftningen eller för att fullgöra någondera partens rättigheter eller skyldigheter.

7. Dina rättigheter

Du har rätt att kontrollera dina personuppgifter. Du kan när som helst även begära att dina personuppgifter rättas till, uppdateras eller raderas. Observera dock att personuppgifter som är nödvändiga för de syften som fastställs i denna beskrivning eller som ska förvaras enligt lagstiftningen inte kan raderas.

Du har rätt att motsätta dig eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter i den omfattning som tillämplig lagstiftning tillåter.
Enligt tillämplig lag har du i vissa situationer rätt att överföra de personuppgifter som du lämnat oss från ett system till ett annat, dvs. rätt att få dina personuppgifter i en strukturerad, allmänt använd maskinläsbar form och överföra dem till en annan registeransvarig.

När vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. Därefter behandlar vi inte dina personuppgifter, såvida det inte finns någon annan rättsgrund för behandlingen av dem.
Du kan använda dina rättigheter genom att skicka en begäran till oss på toimisto@kaj.fi.

Om du anser att dina personuppgifter inte behandlas på ett relevant sätt har du rätt att vända dig till dataskyddsombudsmannen. Dataskyddsombudsmannens kontaktuppgifter finns på https://tietosuoja.fi/sv/framsida.

8.  Dataskydd

Vi vidtar relevanta åtgärder (inklusive fysiska, digitala och administrativa åtgärder) för att skydda dina personuppgifter så att de inte försvinner, förstörs, missbrukas eller blir orättmätigt tillgängliga eller utlämnade. Till exempel är personuppgifterna tillgängliga endast för personer som behöver dem för att utföra sitt arbete.

Observera att inte heller adekvata åtgärder kan förhindra alla dataintrång. I dataskyddskränkningar relaterade till personuppgifter informerar vi dig om detta enligt tillämplig lagstiftning.

9. Ändring av beskrivningen

Vi har rätt att ändra denna beskrivning. Vi informerar dig om ändringar på vår webbplats www.kaj.fi, där du också hittar den senaste versionen av beskrivningen.

10.  Kontakta oss

Du kan ställa frågor om denna beskrivning eller be om ytterligare information om behandlingen av dina personuppgifter genom att kontakta oss per e-post på toimisto@kaj.fi.


Poutapilvi web design - P4 - julkaisujärjestelmä